Så motiverar du medarbetarna på distans

Hur får jag som ledare kommunikationen att fungera när alla min medarbetare är utspridda? Och hur motiverar jag personal som jobbar hemifrån? Psykologen, författaren och föreläsaren Siri Helle tipsar.

Som en följd av coronavirusets framfart är det i dag ytterst få som jobbar från kontoret. Antingen uppmanas personalen att frivilligt jobba hemifrån eller så är kontoret helt stängt.

För vissa fungerar det utmärkt att tillfälligt byta arbetsplats medan andra får det jobbigt med exempelvis disciplin eller motivation. Men det är inte bara medarbetarna som prövas. Även chefers kapacitet ställs på prov.

– Man måste hitta andra sätt att kommunicera när de gamla vägarna inte fungerar längre, exempelvis de informella avstämningarna. Är du ledare för ett team kan du ha morgonmöte med gruppen via plattformar så som Teams, Skype eller Zoom, det vill säga videomöten. En annan variant är att stämma av läget på telefon.

"Har man en vag arbetsbeskrivning utan deadlines så är det lätt att man prokrastinerar hur mycket som helst".

Siri Helle förespråkar fasta rutiner. De fungerar också som ett stöd för medarbetare att kicka igång arbetsdagen.

Räcker det med ett möte per dag?
– Det behöver man anpassa till sin verksamhet. Vissa har två möten, ett i början av dagen och ett i slutet av arbetsdagen då man sammanfattar vad man har gjort.

Hur motiverar jag då mina utspridda medarbetare? En del är vana vid att jobba på egen hand medan andra har svårt att ta tag i sina arbetsuppgifter eller lider av bristen på sociala kontakter.

– Främst handlar det om att hjälpa medarbetaren med tydliga arbetsuppgifter och att sätta mål gemensamt. Har man en vag arbetsbeskrivning utan deadlines så är det lätt att man prokrastinerar hur mycket som helst. Då kan det underlätta om man vet att man ska leverera exempelvis en rapport i slutet av arbetsdagen. Sätt konkreta deadlines i stället för att ge fluffiga arbetsbeskrivningar.

Siri Helle poängterar också vikten av ett aktivt ledarskap. Fråga medarbetare om vad hen behöver eller saknar.

– Då kan det framkomma att utrustning saknas eller ”jag har inte riktigt förstått exakt vad jag ska göra”. Som ledare är du fortfarande ansvarig för arbetsmiljön och det gäller både ergonomi och det psykosociala. Det är verkligen en utmanande tid för chefer nu och jag tycker du som ledare ska vara transparent; ”Jag har aldrig gjort det här förr så kom gärna med feedback. Vad fungerar och vad saknas. Vad behöver ni av mig?”.