Distansarbete: Skapa en arbetsdag som påminner om kontorsjobbet

Fasta rutiner, avbrott för att röra på sig och tydliga att göra-listor varje dag. Det är framgångsreceptet för att jobba effektivt från hemmet, menar Petra Lindfors som är professor vid Psykologiska institutionen på Stockholms universitet.

Petra Lindfors doktorerade 2002 inom ramen för projektet Gränslöst arbete. Hon har 20 års erfarenhet av flexibelt arbete och arbete på distans.

I en av studierna följde hon 26 personer som arbetade växelvis på kontor och i hemmet för en utlokaliserad myndighet. Överlag upplevde medarbetarna sin arbetssituation som positiv. Den skapade balans mellan att träffa folk på arbetsplatsen och att få arbeta ostört i hemmet.

Som en följd av vårens coronautbrott jobbar i dag en hög andel av arbetskraften från hemmet. Petra Lindfors förutspår att läget så småningom kommer att bli föremål för nya studier kring hur vi påverkas av att mer eller mindre frivilligt jobba utanför våra arbetsplatser.

– Det kommer vara intressant att jämföra självrapporter från verksamheter som har medarbetarundersökningar, säger hon.

"Omställningen blir förstås större om man måste föra över sitt arbetssätt till hemmet"

Hur tänker du kring skillnaderna i förutsättningar mellan olika yrkesgrupper som jobbar på distans?
– En viktig aspekt är vilken möjlighet man hade att jobba flexibelt innan. En del hade inte det och jobbar exempelvis tajt i team. Omställningen blir förstås större om man måste föra över sitt arbetssätt till hemmet. I värsta fall kanske man inte ens har en e-mötestjänst. Redan där har vi en första tröskel.

För att upprätthålla bästa möjliga produktivitet och trivsel är det av vikt att skapa en arbetsdag hemma som i så hög utsträckning som möjligt påminner om en arbetsdag på kontoret, menar hon.

– Redan när en arbetsdag börjar är det viktigt att ha klart för sig vad som ska utföras. Ett sätt att strukturera en dag är att göra det i slutet av arbetsdagen innan. Undvik att komma till ett blankt blad på morgonen.

Hon tipsar också om att bryta ner arbetsuppgifterna i små delmål som kan bockas av vartefter. På så sätt upplevs en större effektivitet.

– Rör på dig. Planera in kaffepauser och bensträckare under dagen och variera din arbetsposition. Stå och jobba ibland om det är möjligt.

För att härma känslan av att gå till jobbet, och därmed mentalt ställa om hemmet till en arbetsplats, rekommenderar hon en promenad på morgonen.

– Gör samma sak när du slutar din arbetsdag.

Många upplever bristen på social kontakt som en stor och svår omställning, något flitigt mejlande inte fullt ut kan kompensera.

– Håll kontakten med kollegor via regelbundna videomöten eller telefon, säger Petra Lindfors.