Expertens tips för att fatta bättre beslut

Blir du stressad av kollegornas ständiga frågor, eller av mejl och förslag som du hela tiden måste ta ställning till? Inte konstigt. Vi fattar tusentals beslut per dygn. Men med några enkla knep går det att förenkla processen.

Ari Riabacke är doktor i beslutsfattande och håller bland annat workshops och föreläsningar för ledningsgrupper. Han brukar be deltagarna att lista de viktigaste besluten som de har framför sig. En uppgift där det brukar ta runt 24 timmar att resonera sig fram till svaret.

– I dag är vi mycket mer skolade i att inte göra fel än att göra rätt. Det är förödande, inte minst när det handlar om att fatta beslut. Om man inte vet vilka de viktigaste besluten är lägger man för mycket tid på det som är mindre viktigt. Och vice versa, säger han.

De senaste femtio åren – och inte minst de senaste tio – har arbetslivet förändrats markant, medan hjärnans funktion är densamma som för tusentals år sedan. I dag kan affärsmodeller förändras över en natt och vi förväntas fatta beslut i rasande fart, trots att vi som varelser egentligen inte är särskilt förändringsbenägna. I stället är vi programmerade att göra på samma sätt som vi alltid har gjort för att spara energi, förklarar Ari Riabacke.

Om vi hela tiden tvingas bearbeta nya intryck och ta oss an nya uppgifter blir vi väldigt trötta. Därför dras vi till lösningar som vi känner oss bekväma i, och har prövat förut.

– Vi förlitar oss alldeles för mycket på gammal kunskap när vi fattar beslut. Men för att kunna fatta snabba beslut behöver du inte läsa en bok till eller ytterligare tjugo excel-ark. Du behöver ha mod att våga tänka i nya banor och välja en riktning som du inte har sett vid första anblick, säger han.

Tre tips för att underlätta beslutsfattandet

  1. Prioritera genom att 
lista viktiga och brådskande beslut, samt icke viktiga och icke brådskande beslut. Agera därefter.
  2. Lägg inte ner mer tid än vad som behövs. De flesta besluten går att fatta igen. Behöver ni en brödrost till fikarummet, gå ut och köp en! Fokusera i stället på saker som ger beständiga resultat, som hur en ny förskola ska utformas eller motsvarande i din organisation.
  3. Dokumentera beslutsprocessen så att ni kan gå tillbaka om resultatet inte blev det väntade. Kanske var beslutet ändå rätt utifrån de rådande omständigheterna?

För att hantera beslutsfattandet på bästa sätt kan man utgå från tre dimensioner, menar Ari Riabacke. Utvilade och till freds fattar vi helt andra beslut än när vi är frustrerade, trötta eller ledsna. I balans agerar vi annorlunda än när barnen plötsligt blir sjuka, vi åker på oplanerad övertid eller den fjärde kvartalsrapporten precis ska lämnas in.

Den första dimensionen handlar därför om att skaffa sig en stark inre kompass att falla tillbaka på när det bränner till. Hur är min beslutsfattarform i dag? Hur ska jag agera utifrån det? På samma sätt måste det finnas en stark organisatorisk kompass som talar om vad som är mer och mindre viktigt på företaget. Varför gör vi det vi gör? Vart är vi på väg och vart vill vi?

– Den tredje delen handlar om att ha en värdegrund. Ekonomerna faller tillbaka på god redovisningssed, juristerna på generalklausuler. Det får man plocka fram i situationer när man svajar.

Samtidigt måste man inse att allt på jobbet inte är livsviktigt, menar Ari Riabacke. Att fatta fel beslut på avdelningsnivå leder kanske inte till världens undergång. Sannolikt fortsätter allt i ganska vanlig takt. Att svara på hur man fattar de bästa besluten går inte heller. Om risken är liten, men konsekvensen blir katastrofal om det går fel, behöver vi kanske ta fram guldvågen. Om vi 
i stället ska välja mellan två offerter som är lika bra behövs inte samma insats.

– Vi måste lära oss att sätta saker i perspektiv och backa bandet, stanna upp. Ställ dig frågan vem du är och vad som driver dig. Vilka är dina starka sidor och dina svaga? Försök förstå vilka beslut som är viktiga för dig, både på jobbet och i livet. Är vi inte tydliga mot oss själva kan vi inte heller vara tydliga mot andra.

Slutligen påminner Ari Riabacke om att dokumentera beslutsprocessen. När alla papper väl är påskrivna är det ingen som kommer ihåg hur resonemanget innan gick. Om resultatet inte blev det önskvärda kommer beslutet bedömas som dåligt. Men det kanske var bra utifrån den information man hade.

– Det är som med äktenskap. Om man skiljer sig efter 25 år säger man att det var fel att gifta sig. Men backar man bandet ser man att det var ett bra beslut då, man var kär och allt stämde. Det kanske var omständigheterna runtomkring som gjorde att det inte gick som man hade hoppats.