Hjärnkoll på jobbet

Du borde skriva den där rapporten. I stället kollar du mejlen. Sedan stannar en kollega till vid ditt skrivbord och vips är det lunch. Känner du igen dig? Författaren och före­läsaren Gabriella Wejlid har knepen som ­hjälper dig att få saker gjorda.

Hur vi lever som människor har förändrats radikalt under bara några hundra år och hjärnan har, kort sagt, inte riktigt hängt med.

− Våra hjärnor är anpassade efter ett liv på savannen. Vi är uppmärksamma på det som händer runt omkring oss. Om det prasslar i någon buske dras vårt fokus snabbt ditåt, säger Gabriella Wejlid.

Tyvärr är det likadant på kontoret.

− Om några kollegor till exempel står och pratar en bit bort tappar vi lätt koncentrationen och börjar lyssna på dem i stället. Många av oss har många störningar i jobbet. Det kommer mejl och plingar i telefonen. Då är det svårt att fokusera.

Genom att förstå hur hjärnan fungerar kan vi bli bättre på att hitta motivation och hålla fokus, menar Gabriella Wejlid. Hon är kommunikatör i grunden och jobbar sedan tio år tillbaka med hjärnan i fokus. Hon håller utbildningar för olika företag och organisationer och just nu är hon aktuell med föreläsningen Hjärnan på jobbet.

För att hjälpa hjärnan att hålla ­fokus kan man till exempel före­bygga olika typer av störningar genom att sätta sig avskilt och stänga av mejl och telefon. Man kan också ta ett gemensamt grepp på arbetsplatsen, till exempel ­genom att bestämma att alla ska jobba ostört mellan vissa tider.

− En annan lösning är att ha ett signalsystem som alla känner till. Den som vill jobba ostört kan till exempel ha stora hörselskydd på sig eller sätta en orange flagga på skrivbordet, säger Gabriella Wejlid.

När det gäller de riktiga sur­degarna räcker det inte alltid att ta bort de yttre störningarna utan det kan krävas andra knep. Att det är svårt att komma igång med stora projekt hänger ihop med hur hjärnans belöningssystem fungerar, förklarar hon

− Vi älskar att bli klara med saker. Därför prioriterar vi lätta uppgifter som vi snabbt kan stryka från att-­göra-listan. Att svara på ett mejl går fort och sedan kan vi känna oss nöjda med att vi har fått det gjort, säger Gabriella Wejlid.

Ett sätt att komma vidare med mer krävande arbetsuppgifter är att dela upp dem i mindre, hanterliga delar. Det underlättar också med tydliga ramar för hur arbetet ska genomföras.

− Bestäm exakta tider då du ska jobba med till exempel den där rapporten. Ungefär som om du har bokat in ett möte med dig själv.

Gabriella Wejlid tipsar om att man helst ska jobba med de mest krävande uppgifterna under förmiddagen, för då har vi i regel mest energi. Många har som rutin att börja arbetsdagen med att svara på mejl, men testa att vänta med det till efter lunch.

Att anpassa arbetet efter hur hjärnan fungerar handlar om att ha en bra struktur, men också om att uppmuntra till kreativitet och glädje i arbetslivet, förklarar hon.

− Motivationen ökar om vi känner att vi utvecklas och får prova nya saker. Dessutom gör kreativiteten oss bättre på att se sådant som kan förbättras eller göras på andra sätt.

Hon lyfter också fram betydelsen av pauser under arbetsdagen. Många har nog upplevt att idéerna börjar flöda när man slappnar av; på tåget hem, när du springer i skogen eller precis innan du somnar.

− Jag tror att många är bra på att ta ”halvpauser” under arbetsdagen. När man blir trött sätter man sig kanske och slösurfar en stund i telefonen, men vi behöver ”helpauser” också, då vi släpper allt. Det kan vara att ta en promenad eller bara blunda och andas i några minuter.

Genom sina böcker och föreläsningar vill hon sprida verktyg för hur man kan hitta motivation och hålla fokus – fast ibland behöver man också släppa lite på kraven, tycker hon.

− Hjärnan är inte gjord för 100 procent disciplin. Ibland vill man bara lägga sig på soffan en stund med mobilen och det är helt okej.