IT-strulet: Den dolda tidstjuven

Dåliga IT-system är ett växande arbetsmiljöproblem. Dessutom ett mycket dyrt sådant. "Det handlar om kostnader på tiotals miljarder ­kronor per år", säger professor Bengt Sandblad vid Uppsala universitet.

Många små och stora arbetsplats­er, privata såväl som offentliga, har en sak gemensamt: Samtidigt som de har IT-system och -verktyg som bidrar till verksamhetsnytta, har de system som inte fungerar som de borde – vilket leder till irritation, stress och ohälsa bland medarbetarna.

Det kan till exempel handla om system som inte pratar med varandra, inte stödjer användarna eller arbetsuppgifterna på ett bra sätt, eller om program som kräver att samma uppgift registreras flera gånger.

– Ofta arbetar vi i 20 eller 30 olika system. Det är kanske okej att ett system inte är perfekt eller strular ibland. Men när det händer i flera olika system samtidigt, och det dessutom är olika slags problem och strul, kan helheten bli förödande, säger Bengt Sandblad som är professor emeritus i människa-datorinteraktion vid Uppsala universitet och en av författarna till boken Digitaliseringen och arbetsmiljön som kom ut i fjol och nyligen blev utsedd till årets HR-bok.

Ungefär en halvtimme per dag går i genomsnitt åt till IT-strul bland dem som under merparten av sin arbetstid använder sig av olika digitala redskap, visar enkätundersökningar från senare år som fackföreningar har gjort. Det innebär att drygt en arbetsdag i månaden – eller närmare ett par veckor per år – går åt till att lösa IT-problem.

– Det är vanligt att enskilda medarbetare försöker kompensera för att IT-systemen inte fun­gerar som de ska genom att öka sin egen arbetsbelastning. Men dåliga IT-system är inget individuellt ansvar, utan något för organisationen att ta hand om, säger Mirja Johansson som är Arbetsmiljöverkets specialist i neuropsykologi.

– Till att börja med behöver arbetsgivaren räkna det digitala strulet som en arbetsuppgift som tar både tid och energi och leder till att vi hinner med färre andra arbetsuppgifter. Det är ju samma hjärnkapacitet som går åt att hantera dessa störningar som att utföra andra arbetsuppgifter. Vi människor klarar komplexa kognitiva uppgifter, men vår kapacitet är begränsad, särskilt koncentration och arbetsminne. Dessutom ska arbetsgivaren, enligt bland annat föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö, försäkra sig om att den teknik som används är utformad och anpassad till det arbete som ska utföras.

"Det är vanligt att enskilda medarbetare försöker kompensera för att IT-systemen inte fungerar genom att öka sin egen arbestbelastning" 

För några veckor sedan konstaterade Riksrevisionen i en granskning att många statliga myndigheter har föråldrade verksamhetskritiska IT-system och varken myndigheterna eller regeringen arbetar effektivt med att komma tillrätta med de problem som föråldrade system medför.

Bengt Sandblad berättar att många vanliga IT-system på svenska arbetsplatser inte är anpassade till användarna och användningssituationen.

– Att det till exempel behövs omfattande supportfunktioner är ett uttryck att de inte är bra. Med bättre och mer eller mindre självförklarande verksamhetsstödjande system skulle behovet av supportorganisationer vara betydligt mindre.

Enligt Bengt Sandblad är det vanligt att avan­cerade IT-system köps in utan att de verkliga ­behoven klarlagts ordentligt. Dessutom gör den snabba utvecklingen av informationstekniken att även nya system snabbt blir gamla.

– Många av problemen är till väldigt stor del onödiga. Det finns bra kunskap om hur de kan undvikas och hur goda förändringsprocesser bör se ut, men det är kunskap som ofta inte tillämpas, säger han.

Varför inte?

– Bland annat för att de som beställer och utvecklar IT-system ofta har dålig förståelse för användarnas arbetssituation, hur det går till ­på golvet.

Hur löser man det?

– Ge dem som arbetar i verksamheten större makt och inflytande över utvecklingen av nya IT-system och se till att de som ansvarar för för­ändringsarbetet har kunskap, kompetens och förståelse för de verkliga behoven, vad som är goda förändringsprocesser och hur det digitala strulet ska kunna minimeras.

– Tyvärr gör man ofta i stället om samma misstag om och om igen och skapar nya ineffektiva IT-system.

Även på Uppsala universitet?

– Det är jättemycket strul även här. Vi har flera hundra olika system. Väldigt få kommunicerar med andra. Alla har mer eller mindre använd­bar­hets- och effektivitetsproblem. När man ska ge sig in i vissa av systemen går man och gruvar sig i timmar i förväg. Men det finns så klart också system som är jättelätta att använda.

Finns det en övertro på vad digitaliseringen kan uppnå?

– Ja, framför allt på management- och lednings­nivå. Det i kombination med okunskap gör att man ständigt går på nya nitar när man möter säljare av olika system och program som utlovar ökad nytta och bättre ekonomiskt resultat. Den potential­en finns utan tvekan, och är dessutom väldigt hög, men man når ofta inte dit.