Den stora kontorskampen

Kontorslandskap, aktivitetsbaserat kontor eller ett eget rum – vilken lösning är egentligen den bästa? Det beror på, konstaterar forskningen. Experterna är dock överens: Det går trender i hur och var vi arbetar.

Experterna som Jusektidningen Karriär har pratat med ger alla samma bild. De flesta företag och organisationer tenderar i dag att sikta in sig på flexibla aktivitetsbaserade kontor, där du själv bestämmer din plats för dagen. Det kräver ofta mindre yta, ökar flexibiliteten och gör det lättare att utnyttja hela lokalen.

Trots att forskning pekar på att det enskilda kontorsrummet kan vara det bästa för medarbetaren, har det ersatts med olika gemensamma ytor och små rum dit medarbetare kan gå undan om de måste koncentrera sig. Men även om aktivitetsbaserade kontor inte är det bästa, så är det enligt studier ändå ett bra alternativ.

– Det finns organisationer som kör den ekonomiska situationen hårt – de vill spara yta – men är det huvudskälet till att införa aktivitetsbaserat kontor så är det svårt att få till det bra, säger Aram Seddigh, doktor i arbets- och organisationspsykologi samt projekt- och förändringsledare på We Office.

Han förklarar att det är analysen före byte av kontorstyp som egentligen är det viktigaste.

– Ledningen måste börja med att titta på behoven, inte lokalen. De ska bland annat fråga sig vilka beteenden de vill aktivera och vilka arbetskoncept de vill ha, säger han och betonar vikten av en bra förankringsprocess där medarbetarna också involveras.

Orsaken till att många företag och organisationer väljer det aktivitetsbaserade flexkontoret är för att främja gruppgemenskapen och samtalen mellan medarbetarna. Men studier har visat att medarbetare träffas mindre på ett aktivitetsbaserat flexkontor – samtidigt som mejlaktiviteten ökar.

– Det är lite av en paradox att det kan bli resultatet, konstaterar Christina Bodin Danielsson, arkitekt på Brunnberg & Forshed arkitektkontor tillika kontorsforskare vid KTH.

Men en positiv effekt är att ett kontor där alla delar kontorsyta minskar antalet konflikter, som annars är som högst när två-tre personer delar rum.

– Vår hypotes är att detta beror på att medarbetarna förstår varandra bättre då, säger hon.

Att flexibla aktivitetsbaserade kontor är så populärt just nu beror också på den digitala utvecklingen – i kombination med ökad kostnadsmedvetenhet.

– I dag behöver både arbetsgivare och arbetstagare större flexibilitet för att kunna få ihop vardagspusslet och dessutom är det ett ökat krav för att möta förändringar i omvärlden, säger Aram Seddigh och konstaterar att allt fler också blir medvetna om utmaningarna som flexibla aktivitetsbaserade kontor för med sig.

Gisela Bäcklander, doktorand i arbetsvetenskap på Kungliga tekniska högskolan, har till exempel i sin forskning sett att det lätt blir tvärt om när människor tvingas kommunicera mer med varandra.

"Alla tror att det är öppna kontor som är trenden, men i själva verket är vi på väg tillbaka."

Hon föreslår tydlig kommunikation kring gränser och gemensamma koder som alla kan förhålla sig till.

– Var man ska prata och inte prata till exempel, för i vår svenska kultur – där vi annars har svårt att säga ifrån – kan det bli extra svårt att be kollegor gå någon annanstans.

Men trenden är på väg att vända, i alla fall enligt Christina Bodin Danielsson. Hon bedömer att det i framtiden kommer att bli vanligare med en kombination av cellkontor och flexibla aktivitetsbaserade kontor, samt de typer som främjar team- och projektarbete.

– Vad som är på uppgång just nu är så intressant. Alla tror att det är öppna kontor som är trenden, men i själva verket är vi på väg tillbaka, säger hon.

I sitt arbete som arkitekt kan hon se ett större intresse för just enskilda rum.

– Och det tror man ju inte, för det är det ingen i fastighetsbranschen som pratar om, säger hon och fortsätter:

– Samtidigt tror jag också mycket på ett tydligt fokus på team och projektarbete i olika former – och då måste man ”ge” teamet det som det vill ha för att kunna göra ett bra och effektivt arbete. Vi kan inte enbart ha fokus på att jaga kvadratmetrar, säger hon.

Hon menar att det är den ökade förståelsen för att medarbetarna måste kunna koncentrera sig som ligger bakom utvecklingen. Hon pekar på företag som Spotify och Google.

– Där jobbar man mer utifrån projektprocessen, gruppens arbete, och det tror jag är framtiden i hög grad.