Fråga experten: Blandad reaktion på flexkontoret

Fråga: Jag arbetar som chef och har personalansvar för ett tjugotal medarbetare. Vi har gått över till ett mer flexibelt upplägg där medarbetarna varken har fasta arbetsplatser eller tidsramar. Det har medfört vissa utmaningar då medarbetarna sällan är på plats samtidigt – och när de väl är det sitter utspridda i lokalerna. Några verkar nöjda med det nya upplägget medan andra upplever stora koncentrationssvårigheter. Vad gör jag som chef och var går gränserna för mitt ansvar?

Svar: Oavsett vilket arbetssätt som tillämpas kvarstår arbetsgivarens  arbetsmiljöansvar. Människor hanterar förändringar och förutsättningar på olika sätt och i olika takt. Du har därför ett ansvar att tillgodose medarbetarnas individuella behov och förebygga risken för sjukskrivningar till följd av det förändrade arbetssättet.

Se över era riktlinjer och policys på arbetsplatsen. Är de fortfarande aktuella trots det förändrade arbetssättet eller behöver de rent av ersättas med nya? Medarbetarna har också ett ansvar att delta i arbetsmiljöarbetet. Genom individuella avstämningar får de möjlighet att komma till tals.

Involvera medarbetarna och arbetsplatsens skyddsombud i översynen av riktlinjerna för att få till ett gemensamt förhållningssätt som alla känner sig delaktiga i. Det i sig kan vara en bidragande faktor för att återskapa känslan av gruppsammanhållning. Andra sätt är att ordna med regelbundna träffar i arbetsgruppen.

Oavsett fria tidsramar eller inte ska arbetstidslagen följas. Att medarbetarna i högre grad styr över när arbetet utförs kan utan tydliga riktlinjer riskera att många arbetar mer än vad som egentligen är tillåtet – eller för den delen rimligt. Det är en stor arbetsmiljörisk som kan leda till negativa konsekvenser för såväl medarbetare som arbetsgivare.

Om medarbetarna sällan är på plats är det viktigt att vara överens om när ni kan nå varandra och på vilket sätt. Som chef har du ett ansvar att föregå med gott exempel.

Se också över hur möjligheten att arbeta koncentrerat och ostört på arbetsplatsen ser ut. Finns det exempelvis olika zoner anpassade efter typ av arbetsuppgifter? Det finns flertalet hjälpmedel för att stötta medarbetare som upplever koncentrationssvårigheter.

För dig som chef och arbetsgivare finns dessutom många möjligheter att ta hjälp av experter på området. Från Arbetsmiljöverket får ni klarhet i vilka regler som gäller på arbetsplatsen. Har ni en företagshälsovård kan ni med fördel involvera denna, alternativt arbetsmiljökonsulter, för stöttning i det kontinuerliga arbetsmiljöarbetet såväl som anpassningen av arbetsplatsen. Är ni dessutom bundna till ett kollektivavtal bör er arbetsgivarorganisation kunna bistå med ytterligare stöd.