Så blir du (jobb)kompis med mobilen

Psykologen Siri Helle tipsar om hur du förvandlar mobilen från tidstjuv till effektivt arbetsredskap.

Virala klipp kan fungera som digitala frestelser när arbetsuppgifterna känns tråkiga och svåra. Men att prokrastinera är inte lösningen. Psykologen Siri Helle tipsar om hur du förvandlar mobilen från tidstjuv till effektivt arbetsredskap.

För några år sedan var psykologen Siri Helle som den moderna arbetande människan är mest. Hon höll alltid ett öga på mejlen och avbröt det hon höll på med så fort det kom ett nytt meddelande. Hon hade svårt att motstå digitala frestelser och lyckades sällan värja sig när mobilskärmen lockade med roliga kattklipp eller klickvänliga nyhetsrubriker.

I dag har Siri Helle tränat bort ovanor och ägnar sig bara åt sociala medier i jobbpauser.

– Tidigare förknippade jag mobilen med stress och distraktioner. Med de strategier som jag lärt mig nu så är det jag som kontrollerar mobilen i stället för att den kontrollerar mig, säger hon.

I januari släppte Siri Helle boken Smartare än din telefon – hur du använder mobilen för att må bättre, bli effektivare och stärka dina relationer, och i den blir det tydligt att hon på olika sätt lärt sig att outsmarta telefonen.

– När du väl identifierat vilka fällor du brukar fastna i gäller det att planera för hur du kan kringgå dem. Om du vet att du ofta slentriankollar mobilen under arbetstid, hjälp dig själv genom att slå av ljudet och lägg den utom räckhåll under de arbetspass då du behöver fokusera. Fastnar du ofta i sociala medier finns det appar för att låsa dem vissa förutbestämda tider. Det är bättre att städa bort frestelserna helt och hållet i stället för att förlita sig på disciplin, säger hon.

Hon anser att diskussionen i media har varit alldeles för ensidig med fokus på skärmtid, digital detox och hur man kan begränsa sitt användande. Med sin nya bok vill hon bredda bilden.

– De senaste åren har det skrivits mycket om de potentiella hälsoriskerna med mobiler. Många har fått uppfattningen att ju mindre skärmtid desto bättre. Men faktum är att om man tittar på forskningen så är det många användningsområden som främjar vårt välbefinnande. I slutändan är det inte hur mycket vi använder skärmarna som spelar roll utan vad vi använder dem till.

När Siri Helle fått frågan om hur man kan minimera sitt mobilanvändande för att prestera på jobbet menar hon att frågan i sig är felformulerad, och att man i stället borde vinkla det på hur man optimerar sitt teknikanvändande. Man kan fråga sig vad skillnaden är.

– Just eftersom det finns så många fördelar med digital teknik så blir det att kasta ut barnet med badvattnet att försöka begränsa sin skärmtid. Det handlar i stället om att lära sig att skilja på vilka mobilvanor som hjälper respektive stjälper ens produktivitet. Därefter att lära sig att minimera riskerna och maximera fördelarna.

Du lyfter fram Pomodoro-tekniken som ett sätt att bli mer produktiv under arbetsdagen. Hur kommer mobilanvändandet in i den bilden?

– Pomodoro går ut på att arbeta fokuserat med en uppgift i 25 minuter och därefter ta fem minuters paus. Det finns Pomodoro-appar som sköter tidtagningen och också låser resten av mobilen om du vet att du lätt blir distraherad av annat. Det är ett sätt att arbeta mer målinriktat och strukturerat, i stället för att fastna i distraktioner.

Enligt Siri Helle är uppskjutandebeteende ett vanligt problem på arbetsplatserna. Så kallad prokrastinering handlar om att skjuta upp en tråkig eller svår arbetsuppgift till förmån för något som är mer belönande i stunden.

– Särskilt stora arbetsuppgifter, där man inte vet hur man ska börja, riskerar att bli liggande till förmån för mobilens snabba belöningar. Om man ofta prokrastinerar riskerar det att bli en ond cirkel. Ju mer ångestfyllt det blir att sätta igång, desto mer skjuter man på det. Då behöver man träna sig i att strukturera sitt arbete med avgränsade arbetspass och delmål, så det oöverstigliga berget omvandlas till tydliga etapper. Här finns det gott om produktivitetsappar att ta hjälp av.

Du är i boken inne på linjen att man kan preppa mobilen på förhand så att den inte blir mer distraherande än nödvändigt. Vilka är dina bästa preppningsknep?

– Slå av notiser från alla frestande appar och gå i stället in i dem när du har en stund över. Om det inte är nödvändigt för jobbet, slå av ljudet på mobilen under arbetspassen och besvara mejl och samtal på förutbestämda tider. För att inte bli påmind om arbetet på fritiden, när hjärnan ska tanka ny energi inför nästa dag, kan du flytta alla jobbrelaterade appar från startskärmen och gömma dem i en egen mapp.

Hur tillgänglig bör man vara på telefonen på och utanför arbetstid?

– Forskning visar att vi presterar som bäst när vi får arbeta fokuserat med en sak i taget. Om man ständigt blir avbruten av mejl och inkommande samtal blir man mindre effektiv. Därför ska man anpassa sin tillgänglighet utifrån arbetets krav, och inte överskatta vikten av att vara ständigt nåbar. Kolla mejlen på bestämda tider, och om det är viktigt för dig att svara snabbt så kolla oftare.

Vad vill du säga till dem som tycker att mobilen funkar bra som ”återhämtning” på jobbet, att några minuter på Instagram här och där ger känslan av ökad produktivitet?

– Att ta pauser under arbetsdagen är jätteviktigt för att orka prestera länge, och om Instagram ger dig ny energi så kör på. Viktigt att tänka på är att göra det på bestämda tider, så du inte frestas att kolla när du egentligen borde jobba. Maxi­mal återhämtning får vi när vi gör något som skiljer sig från jobbet. Om du sitter mycket vid datorn kan det vara en bra idé att i stället ta en bensträckare och hämta kaffe.

Så vad innebär det att ha en sund relation till mobilen på jobbet? Enligt Siri Helle handlar det om att använda den vid rätt tillfällen och på rätt sätt.

– I grund och botten är mobilen ett fantastiskt redskap. Aldrig tidigare i människans historia har vi burit runt på ett så kraftfullt verktyg. Sedan kommer den med många frestelser, som ständiga distraktioner, och det är något vi behöver lära oss att hantera.

Tre steg till bättre mobilt samarbete

Hur vill ni förhålla er till mobiler och skärmar på din arbetsplats? Prata igenom det tillsammans så att ni är överens om förväntningarna, tipsar Siri Helle.

1. Mejlen. Hur snabbt förväntas man svara på mejl? Ni kan i en vecka testa att bara kolla mejlen på förutbestämda tider och sedan utvärdera resultatet.

2. Möten. Är det okej att sitta med mobilen under möten? Om det är något som många gör kan det vara ett tecken på att ni bör korta ner mötestiderna.

3. Nåbarhet. I vilken grad förväntas man vara tillgänglig under kvällar, helger och ledighet? Många förutsätter felaktigt att deras chef förväntar sig ständig nåbarhet.