Kommunikation viktigast för nöjda medarbetare

Foto: Shutterstock

Chefen har en avgörande roll i löneprocessen. Nyckeln är bland annat kommunikation och öppenhet. Så, hur får man till en bra dialog runt lönesättningen?

Även om lönesättning används för att skapa motivation, visar forskning att löneprocesser kan ge både nöjda och besvikna medarbetare.

– Och då måste vi ju titta på vilka förutsättningar chefen har för att skapa en bra löneprocess, säger Karin Karlström, utredare i chefs- och ledarskapsfrågor på Saco, som tillsammans med Håkan Regnér skrivit rapporten Att ge lön för mödan.

Den visar att den lönesättande chefen behöver ett tydligt stöd och en kontinuerlig dialog med andra chefer och arbetsgivaren. Inte minst för att tillsammans kunna diskutera igenom lönebildningsarbetet, både på lång och kort sikt. 

Syftet med dialogen är att förvalta de behov och erfarenheter som finns i verksamheten och att öka förståelsen hos medarbetarna för nödvändiga prioriteringar, skriver Peter Henriksson, Jusek, och Susanne Lavemark, SKL, i rapporten Chefens roll i lönebildningen.

– Många chefer upplever att det är värdefullt att ha ett bollplank, man vill ha lite praktisk hjälp från till exempel en HR-funktion, säger Karin Karlström och förespråkar också utbildning i samtalsmetodik.

Det är viktigt att chefer i individuella samtal med sina medarbetare pratar om verksamhetsmål, budget och kopplingen till lön. Medarbetaren ska helst redan innan samtalet ha kunskap om organisationens budget och hur stor pott som ska fördelas.

”En kontinuerlig dialog om hur verksamhetens mål, budget och lön hänger samman möjliggör medarbetarens förståelse och acceptans för de ställningstaganden arbetsgivaren gör”, skriver Peter Henriksson och Susanne Lavemark i sin rapport.

– Transparens och dialog, både uppifrån och nedifrån, och att medarbetarna vet hur löneutrymmet ser ut, underlättar för att få medarbetaren att förstå varför man fördelar löneökningen som man gör, säger Karin Karlström.

Det ökar också förståelsen för vilka prestationer som prioriteras i verksamheten.

Vad gäller själva samtalet behövs grundläggande förutsättningar som god tid och en avskild plats för att det ska bli avslappnat.

Hur innehållet utformas finns det ingen färdig agenda för, men på en del arbetsplatser har man delat upp lönesamtalet i två möten. Ett första där chefen och medarbetaren diskuterar medarbetarens prestation och resultat med lönekriterierna som utgångspunkt. Vid det andra mötet diskuteras lönen. 

I sin forskning lyfter Magnus Sverke, professor i arbets- och organisationspsykologi vid Stockholms universitet, ”upplevd rättvisa”, det vill säga att medarbetaren upplever att fördelningen var rättvis oavsett vad den personliga löneförhöjningen blev.

– Där är det viktigt att informationen om lönesättningen har gått ut i rätt tid, att den har varit tillräcklig, och att medarbetaren blir bra bemött och känner att arbetsgivaren är lyhörd. Det är några viktiga förutsättningar för att medarbetaren ändå ska uppleva lönesättningen som rättvis, säger han och betonar att återkoppling, eller feedback, också är avgörande.

– Återkoppling under hela året, inte bara vid det årliga lönesamtalet, är oerhört viktigt, förklarar han.

Dialogklimatet i en organisation sägs ofta avspegla hur bra löneförhandlingarna kommer att gå. Och där ingår att följa upp tidigare mål och att flera gånger under året ge både positiv och negativ kritik.

– Det är viktigt ur ett medarbetarperspektiv, ”min chef ser mig och kan göra en rimlig bedömning av hur jag faktiskt presterar på mitt jobb”, säger Magnus Sverke.

Vid en studie över hur nöjda medarbetare var med sin lön visade det sig att feedbacken var avgörande.

– Om man tjänar mer och får dålig feedback så var man inte lika nöjd som de med samma eller mindre lön men med mer feedback, säger han.