Konsten att säga nej

Foto: Jens Magnusson

Du får fler och fler uppgifter. Kollegor ber dig att hjälpa till med än det ena, än det andra. Hur säger man egentligen nej till uppgifter utan att bli stämplad som otrevlig eller gnällig?

Att säga nej är en konst i sig, men det är också en förmåga som går att träna upp. Enligt psykologen och författaren Åsa Kruse kan vi alla bli bättre på det.

– Det handlar självklart inte om att man aldrig kommer att mötas av motstånd och andra människors frustration, men det sker i betydligt mindre omfattning än vad många föreställer sig. Ofta blir omgivningen snarast tacksamma eftersom det samtidigt är en signal till dem att kunna göra samma sak, säger hon.

Med ett tydligt nej kan man räta ut eventuella frågetecken kring om man verkligen orkar eller kommer att hinna, konstaterar Åsa Kruse.

– I konceptet ingår att kunna ta eventuella reaktioner från omgivningen men också att inse att det inte automatiskt är en självklar signal att backa. Det kan ju vara en person som aldrig kan ta ett nej eller som har orimliga krav och förväntningar på saker och ting. Gäller det en arbetsgivare som inte tål att man säger nej över huvud taget ska man kanske börja fundera över om det är värt priset.

Åsa Kruse menar att det ofta finns en överdriven rädsla för att chefer och kollegor ska bli arga eller tycka att man smiter undan eller att man inte ska ”bli satsad på” om man säger nej till saker.

– Tempot i arbetslivet har gått upp och många känner en stark press att hela tiden prestera. I själva verket handlar det inte om att säga nej till allting, men att kunna göra det när det är befogat, exempelvis när man faktiskt inte kan ta mer eller inte kommer att hinna inom en begränsad tidsplan. Det handlar också om att säga ifrån när rutiner och samarbeten med andra inte fungerar och det finns saker som behöver rättas till.

Åsa Kruses erfarenhet är att chefer vill att man ska säga ifrån i tid, inte ta på sig mer än man orkar eller hinner.

– Ingen vill ha sjukskrivna medarbetare. Det finns heller inget annat sätt för arbetsgivaren att veta var gränserna går och när det blir för mycket. Att säga ja till allt är att visa sin arbetsgivare att man kan ta ännu mer och det kommer garanterat att utnyttjas, ända tills man själv säger stopp. Det signalerar omdöme att kunna göra en realistisk bedömning och kunna sätta gränser. Då blir man en mer pålitlig person som själv kan avgöra vad man hinner och har kompetens för.

I sin senaste bok, Att sätta gränser för sig själv och andra, skriver Åsa Kruse att bristen på gränssättning kan ställa till det för oss – att det ofta är grogrunden till stress.

– Var och en kan börja studera sitt eget beteende, kartlägga i vilka situationer det är svårt och fundera över hur man skulle kunna göra i stället. Börja med något mindre som inte är alltför utmanande; prova och utvärdera. Ta in omgivningen, berätta att du tränar på att sätta gränser. Det ger ofta större förståelse och man slipper mötas av förvåning.

Hur kan man säga nej utan att bli stämplad som gnällig och otrevlig?

 – Man behöver inte känna sig skyldig att lämna långa och utförliga förklaringar, det uppfattas snarare som att man känner sig skyldig och behöver urskulda sig och förklaringarna kan ju ifrågasättas. Tydlig, neutral och kortfattad men vänlig är det som brukar fungera bäst.

Som vd för Strix Television och chef för produktionsbolaget Silverback har Anna Bråkenhielm genom åren hamnat i många situationer där hon varit tvungen att sätta ner foten.

– Jag har generellt varit väldigt bra på att säga nej när jag inte trott på en idé eller om jag sett att ett projekt saknar möjlighet att bli lönsamt. Men en gång sa jag ja till något som jag med facit i hand bestämt borde ha tackat nej till. Jag hade sålt mitt produktionsbolag till ett engelskt tv-bolag och de mer eller mindre tvingade oss att producera ett stort underhållningsformat för en indisk tv-kanal med inspelning i Malaysia. Det blev en jobbig erfarenhet och en stor förlustaffär.

Om den händelsen skriver Anna Bråkenhielm i sin nya bok Räkna med bråk. Där konstaterar hon också att det är viktigt att våga delegera och säga nej till sådant som är onödigt, tidsödande och energikrävande.

– Ett rakt, ärligt, respektfullt och vänligt ”nej tack” fungerar alltid. Det sparar tid och vånda för alla inblandade.
 

Så varför har folk i regel så svårt för det?

– Många känner sig pressade att få ihop hela livssituationen. Det är väldigt viktigt att kunna säga nej för att klara sig. Man blir inte bäst av att ta på sig för mycket och springa alldeles för fort. Man kan säga nej på olika sätt. Det går fint att tänka över situationen och komma med alternativa förslag som gagnar både en själv och arbetsgivaren eller kunden.

I sitt sommarprat 2010 tog Anna Bråkenhielm upp ”förmågan att säga ’fuck off’ oavsett ekonomisk trygghet”. Åtta år senare konstaterar hon att det fortfarande är lika angeläget.

– En dag kanske man står där och har låtit sig bli beroende av en annan människa. Ens partner kanske försvinner med någon annan och karriären har fått stå tillbaka för att man satsat på barn och familj. Det är farligt och dessutom inte bra för samhället om alltför många begåvade kvinnor försvinner från arbetsmarknaden för länge.

Som chef har Anna Bråkenhielm alltid haft svårt för när kollegor och anställda mörkar problem och inte vågar säga ifrån.

– Eller ännu värre hittar på undanflykter eller lögner när det uppstår problem …

Hur förhåller du dig till ”notoriska ja-sägare”?

– Jag älskar ja-sägare så länge jag vet att det finns kraft, ärlighet och vilja bakom ja-sägandet. Men om det är spel för galleriet utan uppriktighet och leverans i slutänden har jag oerhört svårt för ja-sägare.