Medarbetarsamtalet för dig som är chef

Genom medarbetarsamtal, eller utvecklingssamtal som det också kallas, får du som chef bättre inblick i vad dina anställda kan och vill och vad medarbetarna bär med sig i form av utbildning och erfarenheter.

Du kan även få många idéer och värdefull information som kan underlätta din planering och dina ställningstaganden. Medarbetarsamtalet kan till exempel ge svar på frågor rörande ifall det behövs ändringar i organisationen eller om organisationen har den kompetens som krävs på längre sikt.

Syftet med medarbetarsamtal

Medarbetarsamtalet har många syften, till exempel:

  • Att prata om medarbetarens prestationer, hur både du som chef och medarbetaren ser på prestationerna och om uppsatta mål har nåtts.
  • Att sätta upp verksamhetsmål och prestationsmål för den kommande perioden.
  • Att kartlägga medarbetarens utvecklingsbehov för att klara målen.
  • Att diskutera den anställdes långsiktiga roll i företaget.
  • Att få underlag för vilken kompetensutveckling som behövs, både för individen, enheten och hela organisationen.
  • Att fånga in tankar, kunskaper och erfarenheter som stöd vid organisationsförändringar, arbetsmiljöfrågor samt organisationens långsiktiga kompetensförsörjning.
  • Att få återkoppling från medarbetarna på ditt ledarskap.

Vad ska jag tänka på när det gäller medarbetarsamtal?

  • Medarbetarsamtal bör hållas minst en gång per år. Dokumentera det du och medarbetaren kommer fram till.
  • Ha god framförhållning så att både du och medarbetaren har tid att förbereda er.
  • Se till att alla medarbetare har syftet med samtalet klart för sig. Då undviker du felaktiga förväntningar och oro.
  • Avsätt tillräckligt med tid och se till att samtalet kan ske ostört.
  • Utgå från det senaste medarbetarsamtalet. Vad har hänt sen dess? Har du och din medarbetare gjort de saker ni kom överens om rörande till exempel utveckling, arbetsuppgifter och liknande? Är ogjorda punkter fortfarande aktuella? Ska de strykas eller ändras?

Vad ska medarbetarsamtalet innehålla?

Medarbetarsamtalet bör innehålla både kortsiktig och långsiktig planering för enheten och kanske även för arbetsplatsen som helhet. Naturliga delar är exempelvis arbetsuppgifter, arbetsbelastning, resultat, utveckling och stress. Ta upp och analysera såväl framgångar som misslyckanden och vilka förändringar som skulle kunna vara bra eller är nödvändiga. Däremot bör lönefrågor tas upp i ett separat lönesamtal, annars riskerar de att hamna i fokus.

Avsluta samtalet med en sammanfattning av viktiga beslut och åtgärder som du och din medarbetare tillsammans kommit fram till. Upprätta en utvecklingsplan. Den bör innehålla utvecklingsinsatser som ni kommit överens om som rör exempelvis social-, yrkes- eller verksamhetskompetens. Notera vem som är ansvarig för varje punkt, tid för genomförande, avstämning samt sluttid.

Samtalet bör vara en öppen och saklig dialog. Tänk på att det inte handlar om ett krissamtal där du ska ta upp allt som du eventuellt har varit kritisk mot under en längre tid. Du bör framföra kritik och ta tag i problem så snart du kan när detta uppstår.