Grunderna i rekrytering

Här har vi listat fyra steg som du som chef kan ta hjälp av när du ska rekrytera. Du hittar också tips på rekryteringskonsulter och annonsering.

1. Behovsanalys

Är nyrekrytering nödvändig eller kan arbetsuppgifterna genomföras av befintlig personal? Vem behöver du på den befattning som ska besättas? Vilken utbildning, erfarenhet och personlighet söker du? Finns det personer med företrädesrätt enligt LAS och har de i så fall tillräckliga kvalifikationer? Söker du en man eller en kvinna? En ung nyexaminerad eller en äldre person med erfarenhet? Finns det interna lämpliga kandidater och ska de i så fall konkurrera med externa sökande?

Glöm inte att lägga in din organisations grundläggande värderingar i behovsanalysen. Om den du rekryterar inte delar de värderingar eller den företagskultur som finns är risken stor att rekryteringen inte blir vad du väntat.

2. Kravprofil

Gör en kravprofil utifrån din behovsanalys. Vilken utbildning och inriktning behövs? Vilken erfarenhet bör prioriteras? Vilka personliga egenskaper behövs både för att lyckas med arbetet med också för att passa in på företaget? Undvik att slentrianmässigt utgå från en redan befintlig arbetsbeskrivning eller ifrån hur den personen som har befattningen idag ser ut. Det behöver inte vara så att nuvarande arbetsbeskrivning eller likhet med den som har tjänsten för tillfället är det som behövs på sikt.

Bestäm om ni ska gå ut brett med relativt opreciserade krav på den sökandes kompetens, eller smalt. I lågkonjunktur kan en bred sökning ge flera hundra svar som kan kräva stora resurser att hantera.

3. Sökning

Hur sökningen än går till är det viktigt att kravprofilen är rätt beskriven. De som söker ska veta vad som efterfrågas och behövs. Kravprofilen är till för att hjälpa dig att fatta rätt beslut i varje steg av rekryteringsprocessen. Vanliga sökvägar är annonsering, externa och interna kontaktnät, via rekryteringskonsult och/eller via Arbetsförmedlingen.

Om du väljer att anlita en rekryteringskonsult måste du försäkra dig om att hen har en korrekt bild av både vilken person ni söker och vilka arbetsuppgifterna är. Rekryteringsfirman måste även kunna förmedla kunskap om företaget och företagskulturen.

Det kan vara svårt att hitta rätt rekryteringskonsult. Om du ska rekrytera en person till en chefsbefattning kan du ta hjälp av ESK, Föreningen för Sveriges Executive Search Konsulter. Om du ska annonsera kan du hitta tips i tidningen Personal & Ledarskap. De har en platsannonsguide som kan hjälpa dig när det gäller att välja annonsmedium.

4. Urval och intervju

När ansökningstiden är slut och ett antal ansökningar har kommit in ska ett första urval göras. Kandidaterna ska matchas utifrån kravprofilen. Vilka ska i första hand kallas till intervju? Ska enbart intervjuer användas eller behöver de sökande även genomgå någon form av test?

Intervjun är och kommer förmodligen alltid att vara den viktigaste delen i urvalsprocessen. Det krävs en hel del av den som intervjuar, såsom gott omdöme, lyhördhet samt en förmåga att följa upp ofullständig information genom att ställa följdfrågor. Använd behovsanalysen som grund för att formulera de frågor som du behöver ha svar på.

De flesta använder en intervjuteknik som inleder med breda frågor som ger den intervjuade möjligheter att berätta om sig själv, sin situation och sina egenskaper. Tänk på att successivt formulera mer exakta frågor eftersom den intervjuade ofta svarar i för allmänna termer. Frågor som "Varför sökte du just till vårt företag?", "Varför just nu?" och liknande kan vara till hjälp när du försöker gå från det allmänna till det mer specifika.

Du vill veta vad den sökande har presterat och vad hen tror sig kunna bidra med till din organisation. Vilken syn har den intervjuade på sig själv och hur uppvisas det i konkreta beteenden? Du vill ha en ingående beskrivning av personens erfarenheter och kompetens, vilket gör att dina frågor måste vara mycket konkreta.

Psykologiska tester har blivit vanliga. I första hand handlar det om personlighetstester. De kan vara ett sätt att komplettera urvalsprocessen för befattningar där skillnaden mellan en bra och en misslyckad rekrytering blir mycket stor för organisationen. Tänk på att alltid använda dig av en professionell person eller organisation om du tar extern hjälp för att genomföra tester. En utbredd användning av psykologiska tester kan också uppfattas som ett tecken på låg rekryteringskompetens eller att ledningen inte vill ta fullt eget ansvar för rekryteringar.

Provanställning kan ske upp till sex månader. Det är ofta bra att tillämpa om man är osäker på att personen är lämplig för jobbet. Många sökande, exempelvis de som har en fast anställning eller är attraktiva på arbetsmarknaden, blir dock mindre intresserade av anställningen om den inleds som en provanställning.

Jusekpodden Avsnitt 16 - Mer än "bara" Human Resources

Katarina Berg, HR-chef på Spotify, och Anna Dyhre, rådgivare och föreläsare, pratar millenials, kommunikativt ledarskap, flexibla helgdagar och mycket mer. Hur rekryterar och behåller man talanger? Vad är en bra företagskultur?