Förbered dina lönesamtal

Om din arbetsplats har årliga medarbetarsamtal rekommenderar vi att lönesamtalet inte hålls samtidigt som detta. Medarbetarsamtalet fokuserar bland annat på medarbetarens utvecklingsmöjligheter, roll i företaget samt personliga mål medan lönesamtalet fokuserar på prestation, kompetens, ansvar och uppnådda resultat.

Om medarbetarsamtal och lönesamtal sker vid samma tillfälle blir lönen lätt en detalj för dig som chef, medan det förmodligen är en stor sak för medarbetaren. Här har vi listat tio tips på vad du som chef bör tänka på när du ska hålla lönesamtal:

  1. Se till att ha gott om tid för dina lönesamtal och förbered dig ordentligt. Lönesamtalet ska vara en dialog med medarbetaren. Även din medarbetare måste få tid att förbereda sig och vara införstådd med syftet.

  2. Gå igenom gällande löneavtal. Ofta står syfte och metoder angivna i det centrala avtalet om arbetsgivaren är bunden av kollektivavtal. Ska ditt samtal med medarbetaren vara en förhandling? Ska det dokumenteras? Vad händer om ni inte kommer överens?

  3. Gå igenom arbetsplatsens lönepolicy och hur den har tillämpats. Finns det en outtalad lönepolicy om vad som ger god löneutveckling och är den i så fall rimlig? Vet medarbetaren vad hen ska göra för att påverka sin löneutveckling?

  4. Hur ser lönestrukturen ut på arbetsplatsen? Med "lönestruktur" menas snittlön och lönespridning för varje kategori av medarbetare och relationen mellan de olika kategorierna. Vilka förändringar i lönestrukturen behöver åstadkommas på sikt? Vilka förändringar i strukturen vill du åstadkomma för dina medarbetare? Förekommer lönediskriminering som måste åtgärdas? Vilka är nyckelpersonerna som du måste prioritera för att få behålla?

  5. Gå igenom dina mandat som chef. Har du befogenhet att själv sätta lönen för dina medarbetare? Finns det restriktioner för hur mycket du får lägga ut? Vad händer om du vill lägga ut mer eller mindre än vad centrala riktlinjer anger? För att lönesamtalen ska fungera bra behöver du som chef kunna ge de löneförhöjningar som är motiverade. Det är svårt att få lönesamtalen att fungera om ramarna för dem är fixerade av företags- eller myndighetsledningen. Lönesamtalen bör genomföras i två steg där du som chef först tar en förutsättningslös diskussion med dina medarbetare. Försök att ta reda på så mycket som möjligt om dina medarbetares förväntningar på sin löneutveckling. När du har bedömt behovet av totala löneökningar utifrån de första samtalen kan du hålla de bestämmande lönesamtalen.

  6. Ta reda på din medarbetares löneutveckling de senaste åren. Jämför denna med kollegor med jämförbara befattningar. Om du har möjlighet kan du även försöka att få en uppfattning om vad personer med motsvarande kompetens på motsvarande nivå tjänar på andra arbetsplatser.

  7. Gå igenom hur medarbetarens resultat, arbetssituation, arbetsuppgifter och roll har förändrats under det senaste året. Ha också ett framåtblickande perspektiv – vilken roll på arbetsplatsen och vilken personlig utveckling kan du se hos personen?

  8. De flesta tycker att lönen är viktig, men en del har lättare att tala för sig än andra. Några är väldigt känsliga för hur man värderas i förhållande till kollegorna medan andra bryr sig mindre. Ofta är det svårt att stå emot krav och ibland vill du som chef skylla ifrån dig. "Jag skulle gärna vilja ge dig vad du vill ha, men jag får inte” är ett vanligt besked till många medarbetare. Många chefer vill öka lönespridningen men upptäcker att slutresultatet ofta innebär det motsatta. Försök att hålla en rak linje genom alla lönesamtal, var tydlig i dina besked och stå för vad du säger. Se till att slutresultatet känns rätt och att du inte förlorar de medarbetare som betyder mest för verksamheten.

  9. Om lönesamtalet ska vara en förhandling är det extra viktigt att det verkligen blir en förhandling. Då kan inte du som chef direkt presentera en siffra för löneökningen och hålla fast vid den. Det måste finnas ett förhandlingsutrymme.

  10. Har du medarbetare som under flera år i rad har haft dålig löneutveckling? Varför är det så? Kanske behöver de nya utmaningar i form av nya arbetsuppgifter, en ny roll i organisationen eller olika stödinsatser som till exempel utbildning för att komma "på spåret" igen.