Att kommunicera som chef

Hur du som chef agerar påverkar hela organisationen och omgivningens förtroende för dig. Det är inte vad du säger som bedöms, utan hur du som chef agerar i olika situationer. Samtidigt som du måste vara rakryggad och ha integritet måste du även inse att du sannolikt aldrig kommer att bli omtyckt av alla.

Medarbetarnas uppfattning

Förmågan att lyssna och ta till sig medarbetarnas uppfattning behövs i ett bra ledarskap. Ofta är det bästa sättet för att få som du vill att först lyssna ordentligt på andra. Medarbetare som inte får möjlighet att framföra sin syn på saken blir ofta helt uppfyllda av sina egna tankar och känslor. Det gör det svårt för dig som chef att ändra deras inställning.

När du vill få fram din medarbetares uppfattning gäller det ofta att ställa rätt frågor för att du ska få ett bra svar. Det bästa är att du ställer öppna, breda frågor för att sen bli mer och mer specifik, i stället för att du ställer frågor som medarbetaren bara kan svara ja eller nej på. När du lyssnar kan du ställa kortare frågor som kan vara reflekterande, följdfrågor eller förtydligande frågor.

Undvik att komma in på stickspår. Låt din medarbetare inse att du har förstått var hen säger. Kommentera gärna de känslor som medarbetaren visar och inte bara själva sakfrågorna. Om medarbetaren uttalar sig i allmänna eller svepande termer så kan du be hen att precisera sig genom konkreta fall eller situationer. Om medarbetaren kritiserar en kollega så ska du prata med den personen innan du tar ställning till informationen.

När du ska framföra kritik

Här har vi listat tips om vad du kan tänka på när du som chef behöver framföra kritik:

  1. Framför kritiken så fort som möjligt
  2. Ge alltid kritik mellan fyra ögon. Gå aldrig till en högre chef först.
  3. Försök att framföra kritiken så att den inte blir en överraskning. Personen du kritiserar går då nästan alltid i försvarsposition. Säg till exempel ”kan vi prata en stund i eftermiddag om mötet igår?”.
  4. Vad är meningen med din kritik? Kritisera bara sånt som din medarbetare har möjlighet att förbättra. Målet är att ni båda ska känna er nöjda efter samtalet.
  5. Var konkret, genom att till exempel relatera till en viss händelse eller situation.
  6. Uttryck kritiken i jag-form
  7. Använd inte värdeladdade ord. Jämför till exempel ”slö” med ”passiv”, ”klantig” med ”obetänksam” eller ”gnälla” med ”kritisera”.
  8. Inse att din bild av sanningen inte är den enda sanningen. Stå emot impulser att gå till angrepp om du möts av motkritik.
  9. Försäkra dig om att din medarbetare har uppfattat dig rätt och förstått kritiken innan ni avslutar samtalet.